บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ เเละการจัดการ

บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ เเละการจัดการ                                                                                                                                   

1.ข้อมูลและสารสนเทศ                                                                                                

     1.1) ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นหรือมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน เช่น บันทึกข้อความ,รายงานการประชุม

   1.2) สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งถูกต้องแม่นยำและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ เช่น การหาค่าเฉลี่ย

      1.3) ลักษณะของข้อมูลที่ดี ข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ โดยข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

>>มีความถูกต้องและแม่นยำ เป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก เพราะหากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่น่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็ไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ได้

>>มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์กระชับและชัดเจนก็จะทำให้ข้อมูลนั้นมีคุณภาพเกิดความน่าเชื่อถือ

>>ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน ข้อมูลที่มีความถูกต้อง สด ใหม่ และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน จะทำให้ผู้ใช้ได้เปรียบคู่แข่งอย่างมาก

>>ความสอดคล้องของข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูล ควรวางแผนหรือสรุปเป็นหัวข้อตามความต้องการของผู้ใช้งาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งานมากที่สุด

      1.4) ชนิดเเละลักษณะของข้อมูล ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิดได้เเก่

>>ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (numeric data) คือ ข้อมูลที่ใช้เเทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ ซึ่งเขียนได้หลายรูปเเบบคือ เลขจำนวนเต็ม เเละ เลขทศนิยม

>>ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (character data) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเเละไม่สามารถนำไปคำนวณได้ เเต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้

    1.5) ประเภทของข้อมูล เราสามารถเเบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ๆได้เเก่

>>ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากเเหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย เเละเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ

>>ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้เเล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้

2.กระบวนการจัดการสารสนเทศ เราสามารถเเบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ                

    2.1) การรวบรวมเเละตรวจสอบข้อมูล 

>>การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล

>>การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ซึ่งหากพบความผิดพลาดก็จะต้องเเก้ไขโดยอาจใช้สายตาของมนุษย์หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ

      2.2) การประมวลผลข้อมูล ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้

>>การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บควรจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งานต่อไป

>>การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่เเล้ว ก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรืออักขระเพื่อสะดวกเเละประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล

>>การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูลต่างๆเเล้ว ก็ควรสรุปข้อมูลเหล่านั้นให้กระชับเเละได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป

      2.3) การจัดเก็บเเละดูเเลรักษาข้อมูล ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้

>>การเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ

>>การทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับเสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลที่ทำสำเนาไว้มาใช้ได้ในทันที

      2.4) การเเสดงผลข้อมูล

>>การสื่อสารเเละเผยเเพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญเเละมีบทบาทอย่างมาก เพราะหากได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วเเละทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ได้เต็มศักยภาพ

>>การปรับปรุงข้อมูล หลังจากที่ได้เผยเเพร่ข้อมูลไปเเล้ว ก็ควรมีการติดตามผลตอบกลับ เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงเเก้ไขให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เเละควรจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อง่ายต่อการใช้งาน

3.ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

    3.1)ระบบเลขฐานสอง การสื่อสารกับคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลหรือการสั่งงานจะต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยเเทนตัวเลขศูนย์ เเละหนึ่ง โดยเเต่ละหลักจะเรียกว่า บิต เเละเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิตมาเรียงต่อกันเท่ากับ 1 ไบต์ จะใช้สร้างรหัสเเทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ ทั้ภาษาไทยเเละภาษาอังกฤษได้
    

     3.2)รหัสเเทนข้อมูล เพื่อให้การเเลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในเเนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสเเทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยมีรายละเอียดต่างๆดังนี้

>>รหัสเเอสกี (American Standard Code Information Interchange:ASCII) เป็นรหัสเเทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือเท่ากับ 1 ไบต์ เเทนอักขระหรือสัญลักษณ์เเต่ละตัว ซึ่งหมายความว่าการเเทนอักขระเเต่ละตัวจะประกอบด้วยเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน

>>รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสเเทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจากตัวอักษรบางประเภเป็นตัวอักษรภาษาจีนเเละภาษาญี่ปุ่น ซึ่งมีตัวอักษรเป็นหมื่นตัว หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8 บิตจะเเทนรูปเเบบตัวอักษรได้เพียง 256 รูปเเบบ ด้วยเหตุนี้จึงได้สร้างรหัสใหม่ขึ้นมาเเทน โดยเเทนตัวอักขระได้ 65,536 ตัว เเละยังใช้เเทนสัญลักษณ์กราฟิกเเละสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้อกด้วย

  3.3) การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึกจะต้องกำหนดรูปเเบบหรือโครงสร้างของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานเเละคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกัน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

>>บิต (bit) คือตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล

>>ตัวอักขระ (character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆโดยตัวอักขระเเต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์

>>เขตข้อมูล (field) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระเรียงต่อกัน เพื่อเเทนความหมายใดความหมายหนึ่ง

>>ระเบียบข้อมูล (record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งเเต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป

>>เเฟ้มข้อมูล (file) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งเเต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป

>>ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวบรวมเเฟ้มข้อมูลหลายๆเเฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อมระหว่างกัน

4.จริยธรรมในการใช้ข้อมูล  ประเด็นต่างๆที่น่าสนใจเกี่ยวกับจริยธรรมในการใช้ข้อมูล มีดังนี้ 

-ความเป็นส่วนตัว (privacy) ก่อนที่จะเผยเเพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง ซึ่งหากข้อมูลถูกพวกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้างความเดือดร้อนให้เเก่เจ้าของข้อมูลได้

-ความถูกต้อง (accuracy) ก่อนที่จะเผยเเพร่ข้อมูลใดๆควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนั้นเสียก่อน เพราะถ้าผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูลที่ผิด ก็จะไม่สามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์อะไรได้เลย ซึ่งจะทำให้เสียเวลาในการค้นหาใหม่

-ความเป็นเจ้าของ (property) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล ผู้ใช้จึงควรระมัดระวังในการนำข้อมูลต่างๆมาใช้งาน ว่าได้รับอนุญาติจากเจ้าของข้อมูลหรือไม่ ซึ่งหากละเมิดลิขสิทธิ์ก็จะมีความผิดตามกฎหมาย

-การเข้าถึงข้อมูล (accessibility) การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ก็เพื่อป้องกันเเละรักษาความลับของข้อมูล ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือว่าเป็นการผิดจริยธรรมเช่นเดียวกับการละเมิดข้อมูลส่วนตัว

คำถาม : รหัสเเทนข้อมูลมีกี่ประเภท อะไรบ้าง?
ตอบ : 2 ประเภท มีรหัสเเอสกี เเละ รหัสยูนิโค้ด